Consejos para escribir los mejores emails

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La manera en que redactas y envías un email dice mucho de tu profesionalismo.

Cuando escribes emails que usarás en tu trabajo, seguramente quieres hacerlos lo más conciso y claramente posible. Lograrlo no es difícil y tiene muchas ventajas, como que el receptor comprenda perfectamente qué es lo que estás solicitando o expresando, lo cual facilitará la comunicación. Por eso, te compartimos algunos consejos para que tus emails sean perfectos.

1. ¿Es necesario?

Tómate tu tiempo para pensar si realmente es necesario enviar ese email. Es posible que muchos de los asuntos que tengas pendientes no se puedan resolver por email, por lo que tienes que elegir cuidadosamente el medio por el cual te vas a comunicar. A veces una simple llamada o una junta breve pueden solucionar problemas que por email tardarían más tiempo.

2. Destinatarios

Envía tu email únicamente a la o las personas que deben de recibirlo, y no copies a personas ajenas “por si acaso”. También tienes que definir qué tipo de lenguaje utilizarás en el email, si debe de ser formal o informal, si usar o no acrónimos, etc. Cuando no estás muy seguro de esto, lo más recomendable es que escribas tu email de manera formal.

3. ¿Responder a todos?

Se recomienda que utilices la opción “responder a todos” ÚNICAMENTE si es absolutamente necesario incluir a todas las personas en la conversación, ya que aunque estén copiados en el primer correo eso no necesariamente significa que deben de seguir recibiendo correos al respecto. Evalúa quién necesita tener esta información y respeta el tiempo de los demás.

4. Tema del email

Es bastante recomendable que el tema de tu email sea preciso y descriptivo, y que se siga entendiendo aún un mes después de que lo enviaste. Lo importante es que contenga la información que necesitas, para que si en un futuro necesitas buscarlo, lo encuentres fácilmente.

5. El punto central de tu email

Una vez que sepas exactamente cuál es el punto central de tu email, céntrate en ello: dile a tus lectores lo que quieres decirles, y concluye tu email. El comprender por qué estás contactando a alguien será una excelente guía para escribirlo y lograr un email preciso.

6. Ortografía y gramática

La gramática es el orden correcto de las palabras, y eso es algo que debes de cuidar al momento de escribir un email. Si tienes dudas sobre esta y sobre la ortografía de las palabras, usa herramientas como el autocorrector o consulta un diccionario. Esto te permitirá escribir claramente y evitar malentendidos, además de que refleja la persona que eres, qué tan cuidadoso eres y la atención que le prestas a los detalles.

7. Formato

En un email es válido usar tablas, bullets y listas que te permitan ordenar la información, y además podrás atacar de manera precisa el o los puntos que estás exponiendo en el email. Estas técnicas pueden hacer más breve tu email y más fácil de digerir para quienes lo lean.

8. Firma y contacto

Asegúrate de usar una firma al final de tu email que incluya información de contacto en otros medios, como teléfono fijo y móvil, e incluso una dirección alterna de email. Con ello las personas podrán contactarte fácilmente y resolver cualquier duda referente a la información que les enviaste.

¿Qué otros consejos añadirías?

Por Claudia Ocampo.